経費精算 経費精算の操作ガイド

LIWKA の「経費精算」で、職員が立て替えた経費を申請し、管理者が承認して精算するまでの操作を、画面の順にご説明します。 画面の例は説明用の架空のお店「見本ほし商店」と、架空の職員（見本 店員一・見本 店長 など）、架空の領収書です。

このガイドで分かること#

• 経費の申請のしかた（領収書の写真の付け方・スマートフォンでの申請）
• 下書き・差戻しのあとの直し方と、出し直し方
• 管理者の方の、承認・差戻し・精算済にする操作
• 会計ソフトに取り込むための CSV出力
• 科目（旅費交通費・消耗品費など）の設定

先に知っておいていただきたいこと#

• 申請は、どの権限の方でも出せます（閲覧者の方を除きます）。
• 承認・差戻し・精算済にする・CSV出力・科目の設定ができるのは、組織管理者・部署管理者 の権限を持つ方です。「承認者」の権限の方は、経費精算では申請する側になります。
• ご自分の申請を、ご自分で承認したり精算済にしたりはできません。ほかの管理者の方に頼んでください。
• LIWKA はお金の振込はしません。お金を渡したり振り込んだりしたあとに、精算済にする で記録します。
• 申請が届いたこと・承認されたことは、メールやスマートフォンの通知では届きません。経費申請 の画面で状態を確かめてください。

全体の流れ#

左のメニューでは、経費精算 の見出しの下に、経費申請 と 科目設定 が並びます。

経費申請#

左のメニューの 経費申請 を押すと、「経費精算」の画面が開きます。上が申請の欄、その下が絞り込み・状態ごとの合計・申請の一覧です。

経費を申請する#

1. 上の欄に、下の表を見ながら入れます。
2. 領収書があるときは、ファイルを選択 を押して、領収書の写真か PDF を選びます。
3. 申請する を押します。

申請すると「経費を申請しました」と出て、一覧の上に 申請中 として加わります。

下書きにしておく#

あとで金額や領収書をそろえてから出したいときは、申請する の代わりに 下書き を押します。「下書きを保存しました」と出て、下書き として一覧に残ります。管理者の方の承認の対象にはなりません。 出すときは、その行の 申請する を押します。

スマートフォンで申請する#

スマートフォンでは、画面の下の メニュー から 経費申請 を開きます。申請の欄は縦に並びます。 ファイルを選択 を押すと、カメラで撮影する画面が開き、その場で領収書を撮って付けられます。入れ終わったら 申請する を押します。

自分の申請を確かめる#

職員の方が開くと、一覧には自分の申請だけが出ます。行の左に状態が出ます。

• 全状態 の欄で状態を選ぶと、その状態の申請だけになります。月の欄で月を選ぶと、発生日がその月の申請だけになります。クリア で元に戻ります。
• 一覧の上の5つの欄に、状態ごとの合計の金額と件数が出ます（絞り込んだ月の分）。
• 領収書を付けた申請には 領収書 が出ます。押すと、別のタブで領収書が開きます。領収書を開けるのは、申請した本人と管理者の方だけです。
• 承認されると、行の右下に「承認: 承認した方の名前 日付」が出ます。

申請を直す・出し直す・取り消す#

下書き・申請中・差戻し のあいだは、申請した本人が直したり消したりできます。承認されたあとは、本人は直せません。

1. その行の 編集 を押すと、直す欄が開きます。
2. 直して 更新 を押します。「経費を更新しました」と出ます。

• 領収書は、新しいファイルを選んで 更新 すると差し替わります。選ばなければ、前の領収書のままです。
• 差戻し の申請は、直しただけでは差戻しのままです。直したら、その行の 申請する を押して出し直してください。「経費を申請しました」と出て 申請中 に戻り、差戻理由は消えます。
• 削除 を押し、「削除しますか？」に OK を押すと、申請が消えます（「経費を削除しました」）。

承認・差戻し・精算（管理者の方）#

組織管理者・部署管理者の方が開くと、一覧の上に 全員・自分 の切り替えが出ます。全員 では、申請した方の名前が内容の横に出ます。

承認する#

申請中 の行の、内容・金額・領収書を確かめて 承認 を押します。「承認しました」と出て 承認済 になります。

差し戻す#

直してほしいときは、差戻し を押します。出てきた欄に理由を入れて 差戻す を押すと、「差戻しました」と出て 差戻し になります。

• 理由は入れなくても差し戻せますが、申請した方の画面に 差戻理由 として出るので、直してほしいことを書いてください（160文字まで）。
• 承認済 の申請も、精算済にする前なら差し戻せます。

精算済にする#

お金を渡したり振り込んだりしたら、承認済 の行の 精算済にする を押します。「精算済にしました」と出て 精算済 になります。

• 管理者の方は、どの状態の申請でも 削除 できます。間違えて消さないようご注意ください。
• ご自分の申請には、承認・精算済にする のボタンは出ません。代わりに「自分の経費の承認・精算は、ほかの管理者が行います」と出ます。ほかの組織管理者・部署管理者の方に、承認・精算済にしてもらってください（差戻し と 削除 は、ご自分の申請でもできます）。

CSV出力#

管理者の方は、画面の右上の CSV出力 で、申請の一覧をファイル（CSV）でダウンロードできます。会計ソフトへの取り込みや、表計算ソフトでの集計に使います。

1. 一覧の 全員・自分 の切り替えと、全状態 と月の欄で、出したい申請に絞り込みます（例: 全員・承認済・今月）。
2. CSV出力 を押します。「経費_年月日.csv」というファイルがダウンロードされます。

• ファイルには、発生日・科目・科目コード・金額・内容・支払先・申請者・状態・承認者・承認日・精算日・備考が、発生日の順に1件1行で入ります。
• 状態と月の絞り込みと、全員・自分 の切り替えが反映されます。全員 なら全員の申請が、自分 ならご自分の申請だけが入ります。
• 科目コードは、科目設定 の コード に入れたものです。会計ソフトの勘定科目のコードを入れておくと、取り込みのときに対応づけやすくなります。

科目設定#

左のメニューの 科目設定 を押すと、「経費科目の設定」の画面が開きます。申請のときに選ぶ科目を用意します。

はじめて使うとき#

科目が1つもないときは、右上に 既定科目をまとめて追加 が出ます。押すと、旅費交通費・会議費・接待交際費・消耗品費・通信費・新聞図書費・研修費・雑費 の8つがまとめて入ります（「既定科目を追加しました」）。

科目を足す#

1. 上の欄に、下の表を見ながら入れます。
2. ＋ 追加 を押します。「科目を追加しました」と出ます。

科目を直す・使わなくする#

• 名前・コード・色・並びを直したら、その行の 保存 を押します。「科目を更新しました」と出ます。
• 使わなくなった科目は、有効 のチェックを外して 保存 します。申請の欄の選択肢から外れます（すでに申請したものの科目はそのままです）。
• 削除 を押し、「削除しますか？」に OK を押すと、科目が消えます。

職員の方が 科目設定 を開くと、科目の一覧を見ることだけできます。

メッセージと直し方#

よくある質問#

領収書がない経費（バス代など）も申請できますか？#

できます。領収書は付けなくても申請できます。どこからどこまで乗ったかなどを 内容 か 備考 に書いてください。

1件の申請に、領収書を何枚も付けられますか？#

1件に付けられるのは1つです。何枚もあるときは、1枚ずつ別の申請にするか、まとめて1つの PDF にして付けてください。

承認された申請を直したいときは？#

承認されたあとは、申請した本人は直せません。管理者の方に 差戻し てもらうと、本人が直して出し直せます。

何人かの順に承認を回せますか？#

できません。組織管理者・部署管理者のどなたか1人が承認すれば、承認済になります。

申請の金額は、会計ソフトに自動で送られますか？#

自動では送られません。CSV出力 でファイルを作り、会計ソフトの取り込みの機能で読み込んでください。

科目を削除すると、前の申請はどうなりますか？#

前の申請の科目の表示と、CSV の科目・科目コードが空になります。使わなくなった科目は、削除ではなく 有効 のチェックを外すことをおすすめします。

困ったときは#

このガイドで解決しないときは、LIWKA の画面左のメニューの サポート からお問い合わせください。 画面の名前と、出ているメッセージをそのまま書いていただくと、早くご案内できます。