予約管理 予約管理の操作ガイド

LIWKA の「予約管理」で、お店や教室の予約を受けて、日ごとのカレンダーで管理するまでの操作を、画面の順にご説明します。 画面の例は説明用の架空のお店「見本ほし商店」と、架空のお客様・職員（見本 一郎・見本 店長 など）です。

このガイドで分かること#

• 最初に行う準備（席・部屋・車などのリソースと、メニューの登録）
• お客様（顧客）の登録と直し方
• 予約の入れ方（担当者・日をまたぐ予約・予定への登録を含む）
• 予約の状態（仮予約・確定・完了・キャンセル）の変え方と、取り消し方
• 予約の時間・お客様・メニュー・リソース・担当者の直し方
• スケジュールの画面から、会議室や車などをあわせて予約する方法
• 権限ごとに、できることの違い

先に知っておいていただきたいこと#

• 予約は、電話や店頭で受けた内容を、お店の方が LIWKA に入れる形です。お客様がご自分でインターネットから予約する画面はありません。
• 予約を入れる・直す・消す、顧客や設定を変えることができるのは、組織管理者・部署管理者 の権限を持つ方です。スタッフ・承認者・閲覧者の方は、予約や顧客を見ることだけできます。
• 予約が入ったことは、メールやスマートフォンの通知では届きません。ダッシュボード と 予約カレンダー で確かめてください。

全体の流れ#

左のメニューでは、予約管理 の見出しの下に、ダッシュボード・予約カレンダー・顧客・設定 が並びます。

ダッシュボード#

左のメニューの ダッシュボード を押すと、予約管理の画面が開きます。

• 件数と一覧には、キャンセル と 無断キャンセル の予約は入りません。
• 右上の 予約カレンダー・顧客・設定 から、それぞれの画面へ移れます。
• リソースが1つも登録されていないときは、黄色い欄で「まず設定でスタッフ・席などのリソースと、メニュー（所要時間・料金）を登録してください。」と出ます。次の 設定 から始めてください。

設定#

予約を受ける前に、リソース と メニュー を登録します。左のメニューの 設定 を押すと、「予約設定（リソース・メニュー）」の画面が開きます。

リソースを登録する#

リソースは、予約を入れる先です。担当のスタッフ、席、部屋、車や機械などの設備を登録します。予約カレンダーでは、リソースごとに縦の列が並びます。

1. 「リソース（スタッフ・席・部屋・設備）」の欄のいちばん上に、下の表を見ながら入れます。
2. ＋ 追加 を押します。「リソースを追加しました」と出ます。

登録したリソースは、下に1行ずつ並びます。名前や数を直したら、その行の 保存 を押すと「リソースを更新しました」と出ます。

• しばらく使わないリソースは、有効 のチェックを外して 保存 します。予約カレンダーの列と、ダッシュボードの数から外れます。予約を入れるときの 設備・席 の選択肢にも出なくなります。
• その行の下の 削除 を押し、「削除しますか？」に OK を押すと、リソースが消えます。
• 有効 を外したり削除したりしたリソースに入っていた予約は、消えません。その予約がある日だけ、予約カレンダーに「相談カウンター（無効）」「相談カウンター（削除済み）」のような列が出て、予約が表示されます。

メニューを登録する#

メニューは、予約の種類です。「商品のご相談」「採寸・お見積り」のように、所要時間と料金と一緒に登録します。

1. 「メニュー（所要時間・料金）」の欄のいちばん上に入れます。
2. ＋ 追加 を押します。「メニューを追加しました」と出ます。

直し方・使わなくなったときの 有効・削除 は、リソースと同じです（「メニューを更新しました」「メニューを削除しました」と出ます）。

顧客#

よく来るお客様を登録しておくと、予約を入れるときに名前を選ぶだけで済みます。左のメニューの 顧客 を押すと、「顧客台帳」の画面が開きます。

顧客を登録する#

1. 上の欄に 氏名（必須）・カナ・電話・メール を入れます。
2. ＋ 顧客登録 を押します。「顧客を登録しました」と出て、下の一覧に加わります。

一覧は、カナの順（あいうえお順）に並びます。カナを入れておくと探しやすくなります。

顧客を探す#

いちばん上の欄に、名前・カナ・電話番号・メールの一部を入れて 検索 を押します。クリア を押すと、全員の一覧に戻ります。

顧客を直す・メモを残す#

一覧の名前の行を押すと、下に直す欄が開きます。

直したら 保存 を押すと「顧客を更新しました」と出ます。 削除 を押し、「この顧客を削除しますか？」に OK を押すと、顧客が消えます。削除した顧客の過去の予約も、予約カレンダーとダッシュボードには、そのお客様の名前のまま表示されます。

スタッフなど見るだけの権限の方が名前の行を押すと、メモ・カルテの内容だけが表示されます。

予約カレンダー#

左のメニューの 予約カレンダー を押すと、今日の予約がリソースごとの列で表示されます。

• 上の ← 前日・翌日 →・今日 と日付の欄で、表示する日を変えます。日付の横に、その日の予約の件数が出ます。
• 縦は時刻です。表示する時間帯は、その日の予約に合わせて自動で変わります（予約がない日は 9時〜19時）。
• 予約の枠には、開始の時刻・お客様の名前・メニュー・担当者が出ます。枠の色はメニューの色です。
• 同じ時間に何件か入れられるリソース（同時数が2以上）では、重なった予約が横に並びます。
• キャンセル と 無断キャンセル の予約は、薄く表示されます。
• リソースを選ばずに入れた予約は、右端の「未指定」の列に出ます。

予約を入れる#

1. 予約を入れたい日を表示します。
2. 上の欄に、下の表を見ながら入れます。
3. ＋ 予約追加 を押します。

入れると「予約を登録しました」と出て、カレンダーに予約の枠が加わります。

同じリソースの同じ時間に、同時数より多くの予約は入りません。「同じ時間帯に予約があります: 相談カウンター: 10/19 10:00〜10:30（見本 冬彦）」のように、重なっている予約が表示されます。時刻かリソースを変えてください。

担当者・日をまたぐ予約・予定への登録#

予約の欄の下に、次の3つがあります。

予定にも登録すると、「予約を登録しました（予定「見本 一郎」も作成しました）」のように出ます。

予約の状態を変える・取り消す#

カレンダーの予約の枠を押すと、画面の真ん中に、その予約の詳細が開きます。

詳細には、お客様の名前、日時・メニュー・リソース、担当者、状態、メモが出ます。予定にも登録した予約には、その予定を開くリンクが出ます。 その下に、状態 を選ぶ欄と 変更、時間・お客様・メニューなどを直す、この予約を削除 があります。閉じるときは、右上の 閉じる か、詳細の外の暗いところを押します。

• 状態を選んで 変更 を押すと「予約状態を更新しました」と出ます。
• この予約を削除 を押し、「この予約を削除しますか？」に OK を押すと、予約が消えます。予約と一緒に作った予定も消えます（繰り返しの予定や、ほかの予約も結びついている予定は残ります）。

キャンセルにした予約を、ほかの状態に戻すこともできます。ただし、その間に同じ時間へ別の予約が入って埋まっていると、「キャンセルの間に埋まったため、元に戻せません。」と出て戻せません。

予約の時間・お客様などを直す#

1. カレンダーの予約の枠を押して、詳細を開きます。
2. 時間・お客様・メニューなどを直す を押すと、直す欄が開きます。
3. 直したいところを直して、この内容で保存 を押します。「予約を更新しました」と出ます。

• 直した時間に、同じリソースの別の予約が重なっているときは、予約を入れるときと同じように「同じ時間帯に予約があります」と出て保存されません。
• 予定（スケジュール）にも登録する で一緒に作った予定は、予約の時間を直すと予定の時間も一緒に直ります。
• スケジュールの「設備・備品の予約」から入った予約には、直す欄の代わりに「この予約は予定から作られています。時間や担当者は予定の画面で直してください。」と出ます。スケジュールで予定を直してください。

スケジュールから設備を予約する#

予約管理をお使いの組織では、スケジュール で予定を作るときに、会議室や車などのリソースをあわせて予約できます。

1. スケジュール で予定を新しく作る（または編集する）画面を開きます。
2. 「設備・備品の予約」の欄で、使うリソースにチェックします。
3. 予定を保存します。

• 予定と同じ時間で、予約カレンダーにも予約が入ります（状態は「確定」、メモは「予定「◯◯」から自動登録」）。
• 予定の時間を変えると予約の時間も変わり、予定を消すと予約も消えます。
• 同じ時間に別の予約があると、予定は保存できません。
• 繰り返しの予定には付けられません。「設備・備品の予約」の欄は、有効なリソースが1つ以上あるときに出ます。

スケジュールの グループ の表示では、職員の下に「設備・備品（予約管理）」として、リソースごとの予約が並びます。予約の名前を押すと、予定から入れた予約はその予定が、それ以外の予約は予約カレンダーのその日が開きます。

スマートフォンで見る#

スマートフォンでは、画面の下の メニュー から 予約カレンダー などを開きます。 予約を入れる欄は縦に並びます。カレンダーは横に長いので、指で左右に動かして、ほかのリソースの列を見てください。

権限ごとにできること#

スタッフの方が予約カレンダーを開くと、予約を入れる欄は出ず、カレンダーだけが表示されます。

メッセージと直し方#

よくある質問#

お客様がホームページから予約できますか？#

今はできません。電話・店頭・メールなどで受けた予約を、お店の方が 予約カレンダー で入れてください。

予約の時間やお客様を直せますか？#

直せます。予約の枠を押して詳細を開き、時間・お客様・メニューなどを直す で直してください（上の「予約の時間・お客様などを直す」をご覧ください）。 スケジュールの「設備・備品の予約」から入れた予約は、スケジュールで予定の時間を直すと、予約の時間も一緒に変わります。

顧客ごとの来店の記録は見られますか？#

顧客台帳には、これまでの予約の一覧は出ません。来店の様子は メモ・カルテ に書いておいてください。

来なくなった顧客や、使わなくなったリソースは削除してよいですか？#

削除ではなく、有効 のチェックを外すことをおすすめします。顧客台帳や設定の画面に残るので、後からまた使えます。 削除しても、過去の予約は消えず、お客様の名前・メニューの名前もそのまま表示されます。有効 を外したり削除したりしたリソースの予約は、予約カレンダーで「（無効）」「（削除済み）」の付いた列に出ます。先々の予約が残っているときは、ほかのリソースに直しておいてください。

予約が入ったことを、メールで知らせてもらえますか？#

メールやスマートフォンの通知は届きません。ダッシュボード の「本日の予約」「今後の予約（7日間）」で確かめてください。担当者の予定に入れたいときは、予約を入れるときに 予定（スケジュール）にも登録する にチェックしてください。

料金の合計や売上は出せますか？#

メニューの料金は表示用で、合計や売上を出す画面はありません。

困ったときは#

このガイドで解決しないときは、LIWKA の画面左のメニューの サポート からお問い合わせください。 画面の名前と、出ているメッセージをそのまま書いていただくと、早くご案内できます。