共通機能 勤務表・シフト希望の操作ガイド

LIWKA で、職員が翌月のシフト希望を出し、管理者がそれをまとめて勤務表を作り、確定するまでの操作を、画面の順にご説明します。 画面の例は説明用の架空の組織「見本福祉会」と、架空の職員です。

このガイドで分かること#

• 勤務表の見方と、1日ずつの直し方
• 早番・日勤などのシフトの種類（シフト設定）の作り方
• 職員がスマートフォンで翌月のシフト希望を出す流れ
• 管理者が希望をまとめて勤務表にし、確定する流れ
• 希望を出していない職員へのお知らせメール（リマインダー）

先に知っておいていただきたいこと#

• 勤務表は 全員が見られます。勤務表を直す・シフトを確定するのは、組織管理者 と 部署管理者 の方です。
• シフト調整の画面（全員の希望をまとめる画面）は、組織管理者・部署管理者のほか、名前に「総務」が入った部門に所属している方も使えます。
• 翌月のシフト希望は、職員一人ひとりが自分の分を出します。スマートフォンからも出せます。

全体の流れ#

準備 シフトの種類を決める#

勤務表で使うシフトの種類（ラベル・名前・色・始まりと終わりの時刻）を決めます。何も決めていないときは、早番・日勤・遅番・夜勤・休み・有休 が使われます。

1. 左のメニューの 勤務表 を開き、上の 部門別シフト設定 を押します。
2. 「組織共通 (既定)」の 編集 → を押します。部門ごとに違うシフトを使うときは、その部門の 編集 → を押します。

3. 下の「シフトを追加」に入力して 追加 を押します。登録したシフトは、行ごとに直して 保存、使わなくなったものは 有効 のチェックを外すか 削除 を押します。

• 「組織共通 (既定)」に1つでもシフトを登録すると、登録したシフトだけ が使われるようになります（最初に用意されている早番・日勤などは使われなくなります）。使うシフトはすべて登録してください。
• 部門の画面で 組織既定から複製して編集 を押すと、組織共通のシフトを写して、その部門専用に直せます。専用のシフトがない部門は、組織共通のシフトを使います。
• 部門の設定は、組織管理者・部署管理者のほか、その部門の部長（責任者）も変えられます。

職員1 翌月のシフト希望を出す（スマートフォン）#

職員の方が、自分の翌月の希望を出す手順です。パソコンでも同じ画面です。

1. メニューの 翌月シフト希望 を開きます（スマートフォンは画面下の メニュー から）。
2. ＋◯月分の希望を入力 を押します。

3. カレンダーの日ごとに、希望するシフトを選びます。何も希望がない日は「—」のままにします。理由などは、その日の メモ に書けます。
   • 選べるのは、自分の部門のシフトと「その他」です。
   • スマートフォンでは、カレンダーを横にずらすと木曜日から土曜日が見えます。

4. いちばん下の 備考 (担当者へのメッセージ) に、担当者へ伝えたいことを書きます。
5. 途中でやめるときは 下書き保存、出すときは 提出する を押します。

「◯年◯月分のシフト希望を提出しました」と出て、右上が 提出済 に変わります。

• 提出した後も、同じ画面で直して、もう一度 提出する を押せます。
• 「◀ ◯月」「◯月 ▶」で月を切り替えられます。前に出した月は、翌月シフト希望 の一覧の 編集 から開けます。

管理者1 希望の集まり具合を見る#

1. メニューの 翌月シフト希望 を開き、シフト調整 (集計画面) → を押します。
2. 「◀ ◯月」「◯月 ▶」で、調整する月に合わせます。

• 右上の「希望提出 ◯ / 全 ◯ 名」で、出した人数が分かります。
• 名前の下に 提出済・下書き・未入力 が出ます。
• 各マスの上の小さい字が、その職員の希望です。マスにマウスを合わせると、その日のメモが出ます。

出していない職員にお知らせする#

画面の黄色い帯の 未提出者に送信 を押すと、まだ提出していない職員に、希望の入力画面を開けるリンクつきのメールを送ります。全員に送信 は全職員に送ります（「在籍中の全スタッフに、シフト希望の提出をお願いするメールを送ります。よろしいですか?」と出るので OK を押します）。

毎月決まった日に自動で送るときは、帯の右の 自動送信設定 → を開きます。

1. 自動送信を有効にする にチェックを入れます。
2. 送信日 (毎月)（1〜28日）・送信時刻・送信対象（未提出者のみ (推奨) か 全員）を選びます。
3. 設定を保存 を押します。

管理者2 希望を勤務表にまとめて調整する#

1. シフト調整の画面で 希望をセット を押します。「全スタッフの希望シフトを、シフト表にまとめて入れます。今の調整内容は上書きされます。よろしいですか?」と出るので OK を押します。
2. 職員の希望が、勤務表のマスに入ります。「◯年◯月: 希望シフトを 勤務表に ◯ 件 セットしました」と出ます。

• 下書きのままの希望も入ります。希望の「その他」は入りません（メモを見て、手で入れてください）。
• すでに入っていたシフトは、希望で上書きされます。
• 前の月と同じ形で作るときは 先月をコピー を押すと、前の月の勤務表が同じ日付に写ります（すでに入っているシフトは上書きされます）。

3. マスを押してプルダウンでシフトを選び直すと、その場で保存されます（マスが一瞬緑になれば保存済みです）。下書き保存 のボタンを押す必要はありません。

管理者3 確定する#

調整が終わったら、確定する を押し、確認のメッセージで OK を押します。

• 「◯年◯月分のシフトを確定しました (◯ 件)。勤務表は編集不可になりました。」と出て、確定済 に変わります。
• 確定した月は、勤務表もシフト調整も直せなくなります。直すときは、組織管理者か部署管理者の方が 確定解除 を押してください。

毎日 勤務表を見る・1日ずつ直す#

メニューの 勤務表 で、ひと月分の勤務を一覧で見られます。

• 上の「← 前月」「翌月 →」と月の欄で月を、「部署: すべて」で表示する部署を切り替えます。
• 部署ごとに区切って並びます。兼務している職員は、兼務先の部署に「(兼)」がついて出ます。
• PDF 出力 (A4 横) で、印刷用の PDF をダウンロードできます。

1日ずつ直す（組織管理者・部署管理者）#

1. 直したい職員と日のマスを押します（空いているマスは「＋」）。
2. シフト種別 を選びます。時刻を変えるときは 開始・終了 を、伝えることがあれば 備考 を入れます。
   • 兼務している職員は、部署 (兼務時) でどの部署の勤務かを選びます。
3. 保存 を押すと「シフトを更新しました」と出ます。消すときは 削除 を押します。

スマートフォンで見る#

勤務表はスマートフォンでも見られます。表を横にずらすと、月の後半の日が見えます。

シフト調整の画面とシフト設定の画面は、表が大きいためパソコンでの操作をおすすめします（アプリではメニューに出ません）。

メッセージと直し方#

よくある質問#

職員は勤務表を直せますか？#

直せません。職員は勤務表を見ることと、自分の翌月のシフト希望を出すことができます。勤務表を直すのは、組織管理者・部署管理者の方です。

希望を出し忘れた職員がいます。#

シフト調整の画面で 未提出者に送信 を押すと、希望の入力画面を開けるリンクつきのメールが届きます。メールが届かない職員は、管理者がシフト調整の画面のマスで直接入れてください。

部門によって勤務の時間が違います。#

部門別シフト設定で、その部門の 編集 → を開き、その部門専用のシフトを登録してください。職員は、自分の主たる部門のシフトから希望を選びます。

確定した後に急な休みが出ました。#

組織管理者か部署管理者の方が、シフト調整の画面で 確定解除 を押し、勤務表のマスを直してから、もう一度 確定する を押してください。

困ったときは#

このガイドで解決しないときは、LIWKA の画面左のメニューの サポート からお問い合わせください。 画面の名前と、出ているメッセージをそのまま書いていただくと、早くご案内できます。